Teamgespräche

Ein Teamgespräch ist, anders als eine „normale Besprechung“, ein strukturierter und moderierter Austausch des gesamten Teams über die Qualität der Zusammenarbeit, die Führung und die Rollenverteilung.

Was ist der Nutzen eines Teamgesprächs?

Die allermeisten Sachkonflikte entstehen aus Beziehungskonflikten. Es geht daher oft nur vordergründig um den Inhalt, in Wirklichkeit aber um das Miteinander. Störungen auf der Beziehungseben beeinflussen und dominieren die Sachebene.

Genau an dieser Stelle setzt das Teamgespräch an: Es fördert die Klarheit der Beziehung und das Miteinander in dreierlei Hinsicht:

  • Entwicklung der Führungs- und Kommunikationskultur
  • Konfliktprävention
  • Motivation des Teams durch Teilhabe

„Die Idee der lernenden Organisation wird auf der Teamebene verwirklicht.“
Christian Prior

Welche Fragen werden in einem Teamgespräch angesprochen?

  • Wie ist die Stimmung im Team?
  • Wie fühlen sich die Mitarbeiter geführt, informiert und motiviert?
  • Welche Vorfälle oder Irritationen gab es in der Vergangenheit?
  • Welche Abläufe oder Rollenzuweisungen müssen angepasst werden?
  • Was ist gut und soll bleiben?
  • Wovon braucht das Team mehr, wovon weniger?

Wie oft und wie lange findet ein Teamgespräch statt?

Ein Teamgespräch sollte zwei bis drei Mal im Jahr stattfinden und je nach Teamgröße zwischen eineinhalb und dreieinhalb Stunden dauern. Die Gesprächsdauer sollte zur Klarheit aller terminiert sein, wobei das Ende natürlich in einem flexiblen Rahmen angepasst werden kann. Auch sollten rechtzeitig Pausen eingebaut werden. Bei sehr vielen anstehenden Themen sollten lieber weniger davon ausführlich (nötige Priorisierung) als viele Themen oberflächlich angesprochen werden.

Was ist ein Teamgespräch nicht?

Ein Teamgespräch ist kein Ersatz für eine permanente vertrauensvolle und ehrliche Kommunikation. Es soll auch nicht die Problemansprache und -lösung im Alltagsgeschehen ersetzen. Es ist vielmehr eine Ergänzung zur alltäglichen Besprechungskultur und ein Zeitraum, in dem vor allem über den Umgang miteinander gesprochen wird.

Wann sollte ich Teamgespräche führen?

Es lohnt sich, regelmäßig und anlassunabhängig Teamgespräche durchzuführen und nicht zu warten, bis ein Konflikt oder ein Missstand an die Oberfläche durchbricht. Ein Teamgespräch dient immer auch der Konfliktprävention, indem es Themen, die sonst verborgen sind, ans Tageslicht holt. So können diese gelöst oder angepasst werden, bevor sie zu einem größeren Störfaktor heranwachsen.

Wie läuft ein Teamgespräch genau ab?

Ein Teamgespräch ist ein strukturierter und moderierter Prozess und kein „gemütliches Beisammensitzen“. Es ist in fünf Phasen untergliedert und wird entweder durch die Führungskraft selbst oder einen unabhängigen Begleiter moderiert.

Bild zum Teamgespräch1.      Einführung

Begrüßung und Einladung durch den Moderator. Jeder Teilnehmer meldet sich kurz an und sagt, mit welcher Motivation und mit welchen Erwartungen er am heutigen Gesprächsprozess teilnimmt.

2.      Stille Themensammlung

Die Teilnehmer schreiben drei Dinge auf, die sie positiv erleben und auch drei Dinge, die ihrer Meinung nach einer Verbesserung, Lösung oder Anpassung bedürfen. Wovon braucht das Team ‚mehr‘ oder ‚weniger‘?

3.      Selbstklärung und Themengliederung

Anschließend wird jedem Teilnehmer die Gelegenheit gegeben, seine Punkte  in der Runde vorzustellen und zu erklären. Er wird dabei nicht unterbrochen und es wird noch nicht darüber diskutiert.

Der Moderator sammelt, sortiert und gruppiert in Abstimmung mit den Themengebern die einzelnen Punkte. Anschließend werden die Themen in der Runde der Wichtigkeit nach geordnet. Die positiv wahrgenommen Punkte werden wertgeschätzt und verbleiben zunächst am Rand.

4.      Dialog

Der Dialog läuft in zwei Teilphasen ab. In der ersten Teilphase geht es vorrangig darum, durch gezielte Nachfragen und Gedankenaustausch die Einzelheiten und Hintergründe jedes einzelnen Themenpunktes möglichst genau zu verstehen und das Wissen darüber zu synchronisieren: „Verstehen wir alle das Gleiche davon?“.

Erst in der zweiten Teilphase werden gemeinsame Lösungs- oder Handlungsoptionen entworfen, diskutiert und konkrete nächste Schritte festgelegt. In dieser Phase helfen die zuvor gesammelten positiven Punkte zur Frage „Was läuft schon gut?“. Sie können als Grundlage für zukünftige Vereinbarungen dienen. „Wir sind hierin schon gut, also lasst uns auch in diesem Punkt noch besser werden!“

Das Teamgespräch war eine sehr interessante Erfahrung. Es war auch eine sehr nette Betreuung ihrerseits. Wir sollten so etwas auf jeden Fall wiederholen, da man selber sehr schnell betriebsblind wird. Im Laufe des Gesprächs wurde einem bewusst, dass man doch mehr zu besprechen hatte, als man zunächst dachte. Wir freuen uns auf ein erneutes Treffen!

Team der Arztpraxis Dr. Wiese, Kuchenheim

5.      Abschluss und Vereinbarung

Ein Teamgespräch endet mit einer Vereinbarung und konkreten nächsten Schritten. Wer macht was und bis wann? Diese Vereinbarung wird kurz und knapp schriftlich oder fotografisch festgehalten und allen Beteiligten transparent zur Verfügung gestellt. Sie dient auch als Aufbaugrundlage für das nächste Teamgespräch nach einigen Monaten. Themen, die nicht bearbeitet werden konnten, werden notiert und für eine spätere Klärung aufbewahrt.

Wie wirkt sich ein Teamgespräch aus?

Von einem guten Teamgespräch profitieren alle, die Teammitglieder einschließlich der Führungskraft.. Die Führungskraft bekommt direktes und unmittelbares Feedback (Lob und Kritik) und die Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und ernst genommen.

Sich anbahnende Irritationen können frühzeitig erkannt und entschärft werden, bevor sie zu explosiven Konflikten heranwachsen können. Treten Konflikte zutage, können sie innerhalb des eingeübten Prozesses angesprochen und – ggfs. unter Zuhilfenahme eines neutralen Vermittlers – geklärt werden.

Motivationshemmende Faktoren können angesprochen und beseitigt werden. Durch Würdigung der Stimmen jedes einzelnen Mitarbeiters steigt die Motivation und Selbstwahrnehmung des Teams.

Was gibt es sonst noch Wichtiges zu Teamgesprächen?

  • Wie bei Vielem im Leben, wird auch bei der Einführung von Teamgesprächen erst gesät und dann geerntet. Es lohnt sich, den Prozess behutsam einzuführen und die Ergebnisse des ersten Gespräches ernst zu nehmen. Die Mitarbeiter werden dies honorieren und mit zunehmender Erfahrung immer offener und sicherer im Umgang damit werden.
  • Ein Teamgespräch ersetzt weder regelmäßige Besprechungen zu fachlichen und zwischenmenschlichen Themen noch Einzelgespräche – es ergänzt sie um einen ganz wichtigen Faktor: „Wie wollen wir im Team zusammenarbeiten und kommunizieren?“.
  • Teamgespräche sollten auch in „Friedenszeiten“ regelmäßig geführt werden. Denn genau dieses „was läuft gut?“ kann in Krisenzeiten zu einer wichtigen Lösungsressource werden und Konflikten vorbeugen.
  • Die Effektivität eines Teamgesprächs basiert auf der Ehrlichkeit und Offenheit, die Meinungen der anderen anzuerkennen und sich an Vereinbarungen zu halten. Durch ein Teamgespräch entstehen keine Konflikte, sie werden nur ans Tageslicht geholt. Dies hat den Vorteil, dass sie nun gelöst werden können, statt wie zuvor im Untergrund zu rumoren.
  • Ein Teamgespräch kann auch ohne externen Berater geführt werden, wenn die Führungskraft sich das zutraut. Allerdings kann es dann gerade vor dem ersten Gespräch Sinn machen, sich mit dem Ablauf, den Feinheiten und Besonderheiten dieses Prozesses besonders gründlich vertraut zu machen und das Gespräch nachzubereiten.

Wie kann ich Ihnen dabei helfen?

Ich bin von der Wirkung und den Ergebnissen von gut geführten Teamgesprächen überzeugt. Ich vertrete seit Jahren die Meinung, dass Teams und Gruppen (genau wie Zweierkonstellationen) regelmäßig darüber reden sollten, wie sie miteinander kommunizieren und umgehen möchten. Denn die Beziehungsebene dominiert die Sachebene! Und genau darum sollten wir diese regelmäßig pflegen.

Ich …

  • … helfe Ihnen gerne bei der Durchführung und Implementierung des Teamgesprächsprozesses in Ihrer Organisation.
  • … berate Sie gerne rund um alle Hintergründe zu Teamgesprächen.
  • … bereite Sie auf die Durchführung eigener Teamgespräche vor.
  • … moderiere Teamgespräche jeglicher Art und Größenordnungen,
  • … bereite mit Ihnen einzelne Gespräche oder den gesamten Prozesse nach.

Kontaktieren Sie mich gerne unter mail@moritzaly.de!

Ich freue mich auf Sie!